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Comments (3)

1 Jörg Wittkewitz commented Permalink

Wer schon mal ein solches Content Discovery Projekt oder gar ein Content Quality Projekt mit Werkzeugen von FAST, Autonomy oder Verity durchführen durfte, hat erlebt, was es heißt, nach dem Bezahlen der Lizenz im Regen zu stehen oder gar auf deren - gelinde gesagt - verbesserungswürdige Spider angewiesen zu sein. Falls mal Not am Mann ist oder ein Projekt sinnvoll mit guter Datenextraktion aus Datenbanken, Webservern oder Verzeichnissystemen erfolgen muss, der schaut am besten nach München zu 30 Digits. Alle drei Gründer waren vorher bei den vorgenannten Firmen und mussten mitunter ohnmächtig miterleben wie in diversen Projekte der hehre Ansatz zu einem guten Content Delivery durch deren mediokren bis abwesenden Support zernichtet wurde. Wer die stundenlangen Spiderdurchgänge kennt, an deren Ende nach dem 12ten Versuch herauskommt, dass irgendwo in einem der unzähligen undokumentierten Textfiles sich doch noch eine kleine Konfigurationsoption versteckt, der kann ermessen, was es heißt, den Spider jederzeit anzuhalten, die Losg zu studieren und dann einfach per klick (Ajax-GUI) die Konfiguration zu optimieren und nochmal zu starten...

 
Mag sich jetzt nach unverfrorener Werbung anhören, ich wollte das nur den vielen Projekten in Deutschland zurufen, die ihre Autonomy-, Verity- oder FAST Investition einfach schnell abschreiben wollen, um nicht noch mehr Manntage in etwas zu stecken, was nicht zu gehen scheint. Es geht doch, sogar mit den vermeintlich seltsamen Lösungen, die schon fast implementiert sind.
 
Denn das Thema ist schon virulent. Leider haben zuviele Firmen schlechte bis bösartige Erfahrungen mit diesen drei Firmen erleben müssen. An sich sind viel mehr bereit in Content Delivery, eDiscovery oder Knowledge Delivery zu investieren, wenn nur nicht diese Erfahrungen so lähmend auf dem Markt lasten würden...
 
just my two cents from a practitioner...
 
Jörg Wittkewitz

2 Thorsten Zoerner commented Permalink

Projekte, die sich mit eDiscovery beschäftigen fehlt es weniger an der Software, als an der Abstraktion von reiner Volltextsuche in der Art von Google zur intelligenten Suche die auf Anwendungsfälle beruht. Dies führt bei der Umsetzung von internen Lösungen meist zum Ansatz: Viel hilft viel. Alles wird indexiert. Doch wenig wird optimiert. Um Herrn Wittkewitz zu zitieren: "Wer die stundenlangen Spiderdurchgänge kennt..." .. der weiß, dass die meisten Projekte genau nach dem ersten erfolgreichen Durchlauf beendet werden.

 
Wie kann aber eine Abstraktion erreicht werden und somit besser optimiert werden?
 
1. Definition des Anwendungsfalls und des Anwenders
Klingt leicht - wird aber in den meisten Projekten nicht berücksichtigt. Der Anwendungsfall sollte betrachten, womit ein ROI erreicht werden kann. Welche Gefahren sollen mit Compliance abgewehrt werden? Was soll mittels eDiscovery entdeckt werden? Problematisch wird die Frage des Anwenders. Viele Projekte haben alle Mitarbeiter als Anwender. Dabei ist es mit allen Tools möglich spezielle Masken mit vordefinierten Filtern zu schaffen. Angefangen wird jedoch meist mit der Maske für alle Mitarbeiter, welche dann schnell zu wenig Akzeptanz und dem Wunsch einer schnellen Abschreibung führen.
 
2. Verbummelt ist relativ...
Als "Macher" einer eDiscover Lösung, Projektleiter oder Geldgeber für eine solche Investition ist man immer dazu geneigt alle Dokumente finden zu wollen. Dies entspricht aber nicht der Natur des Menschen. Habe ich eine Schrankwand mit Aktenordnern, so würde ich bei einer Suche nach bestimmten Belegen niemals auf die Idee kommen erst einmal alle Dokumente vor mich zu legen, die relevant sind. Genau dies machen jedoch die meisten Anwendungen und feiern es als Erfolg. Der Mensch arbeitet iterativ. Bei der Suche nach einem Beleg aus meinen Aktenordnern betrachte ich diese einzeln, und beginne mit einer fallbasierten Vorstrukturierung. Bestimmte Ordner oder Jahre werden bewusst ausgeblendet (verbummelt). Software geht aber meist einen anderen Weg: Entweder Ergebnisse aus allem, oder aus einzeln ausgewählten Bereichen - anstelle "Alles" ohne bestimmte Bereiche.
 
3. Nicht "ablegen" sondern dynamisches archivieren
Der feine Unterschied besteht darin, dass beim Ablegen oder Verschlagworten immer der aktuelle Zeitpunkt als Basis genommen wird. Nimmt man zum Beispiel die Ablage einer E-Mail mit Absprachen eines Lieferanten. So wird diese innerhalb des Projektes mit Sicherheit verschlagwortet auf Basis von Meilensteinen, Themen oder Zielen des Projektes. Kommt es später zu einem Streitfall mit einem Lieferanten, so wird dieses Dokument in einer anderen "Ablage" benötigt. Meist wird jedoch eine Klassifikation nur einmal beim einstellen durchgeführt. Nur in sehr seltenen Fällen erfolgt eine Neuverschlagwortung, Einordnung abhängig vom Lebenszyklus eines Dokumentes.
 
 

3 Falk Engelmann commented Permalink

Leider muss ich dem vorstehenden Beitrag in einigen Punkten des letzten Absatzes widersprechen. Sicherlich ist es im Projektalltag hilfreich, eine funktionierende und zielführende Software im Bereich eDiscovery einsetzen zu können. Es sind jedoch auch schon Fälle aufgetreten, bei denen das Nichtvorhandensein von eDiscovery Software zum Erfolg geführt hat. Ein Gericht hat in diesen Fällen entschieden, dass keine Verpflichtung zur Nutzung von eDiscovery relevanter Software besteht. Der Gesetzgeber hat dies letztlich einfach nicht vorgesehen (nachzulesen auf http://www.probativus.de/blog/?p=121).

 
Zum deutschen Recht ist zu sagen, dass es eine eDiscovery im deutschen Recht schon deshalb nicht gibt, da ein Beweisausforschungsverfahren in Deutschland nicht zulässig ist. Eine Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien, dass im Streitfall jeder seine Unterlagen und Beweise vollständig dem Verfahren (zum Beispiel in einer Arbitration) zur Verfügung stellt, ist zwar möglich, aber nicht durch Gesetz vorgesehen. Auch hinsichtlich des Richterrechts, bestimmte Dokumente von einer Streitpartei abfordern zu können, kommt nicht im Ansatz der eDiscovery gleich, da es sich stets um einzelne Dokumente handelt und keine Frage des berühmten "Any-And-All" ist. Nichts desto trotz ist damit zu rechnen, dass sich das im Bereich der Produkthaftung in den nächsten 5 bis 10 Jahren verändern wird. Dann werden wir auch im deutschen Recht in den Bereich der eDiscovery-ähnlichen Verfahren kommen.
 
Eine schnelle Reaktion im Falle eines Request to Produce Documents ist im übrigen auch nicht gefordert, da sich die Verfahren erheblich in die Länge ziehen. Es ist in der Praxis bei weitem nicht so, dass ohne Vorwarnung die Aufforderung zur Übergabe verfahrensrelevanter Dokumente ins Haus kommt. Vielmehr sind in aller Regel Vorlaufzeiten von 6 bis 12 Monaten (Kenntnisnahme Klagewunsch bis erste Verhandlung über den Inhalt der Discovery) gegeben. Dieser Zeitraum wird bestimmt durch die handelnden Anwälte, deren Verfahrenswissen sich der Mandat ja bekanntlich zurechnen lassen muss. Es liegt also am Betroffenen selbst, wie er in das Verfahren startet. Dabei kommt es wesentlich darauf an, dass zunächst mit dem Mandanten abgeklärt wird, worin das taktische Ziel aller Bemühungen liegen soll. In der Praxis dürfte es eher die Regel sein, dass sich ein Unternehmen erst dann um Softwareunterstützung bemüht, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Das ist leider so. Denn wenn ein Unternehmen 12 Monate Zeit hat, um eine eDiscovery Software einzuführen, ist es nur eine Frage der Manntage, die zur Implementierung benötigt werden. Und außerdem dürften solche Budgets auch in aller Regel erst dann Freigeben werden, wenn es nicht anders geht.
 
Weiterhin nur unter Einschränkungen durchführbar, ist die vollständige Erfassung aller Dokumente eines Unternehmens. Aus Sicht des Unternehmens selbst ist das sicherlich wünschenswert, da es sich im Grunde um die Pflicht des Aufsichtsrats bzw. Vorstands eines Unternehmens handelt, den Wert des Unternehmens zu mehren und zu sichern. Der wichtigste Wert eines Unternehmens ist in aller Regel das Know-How. Dieses wird in aller Regel schriftlich aufbewahrt. Somit muss dieses Wissen beschützt werden. Allerdings steht diesem Vorhaben oft der Datenschutz entgegen. Viele Unternehmen fallen im Bereich Kommunikation unter das Telekommunikationsdienstgesetz, da sie nicht in ausreichendem Maße auf das Verbot der privaten Nutzung der Kommunikationsmittel durch die Mitarbeiter hinweisen. Dieser Zustand wird in sehr vielen Fällen durch Duldung durch die Unternehmensführung erreicht. Ist dem so, dürfen Inhalte einer Kommunikation nicht automatisch gespeichert und durch den Arbeitgeber eingesehen werden. Aufgrund der Anzahl der E-Mails, die ein Mitarbeiter pro Tag erhält, ist es auch nicht vorstellbar, dass der Mitarbeiter bei jeder Mail verschiedene tags vergibt. Eine automatische Klassifizierung kann ich mir aus rechtlicher Sicht auch nicht vorstellen. Hier haben wir ein perfektes Beispiel für die Katze und ihr Spiel mit dem eigenen Schwanz.
 
eDiscovery ist ein noch immer riesiges Problem für viele Unternehmen. Hauptsächlich, weil durch die Medien Schreckensnachrichten geistern, die Panik verbreiten sollen. Dabei wäre uns allen- den Betroffenen, den Beratern und den Softwareherstellern - mehr geholfen, würde frühzeitig und im Angesicht der Realitäten, das Thema gemeinsam bearbeitet und jeder würde in seinem Bereich die jeweiligen Kompetenzen stärken.

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