Referinţe cu parteneri Built on Express

Crearea unei infrastucturi de mesagerie electronică pentru comunicare, asigurarea accesului rapid la informaţii, precum şi integrarea proceselor de business în tehnologia furnizată.

Solicitarea esenţială a fost ca soluţia să ofere instrumente pentru organizarea şi planificarea activităţilor, eficientizarea aprobării documentelor interne, regăsirea rapidă a informaţiilor.

În urma unei analize a soluţiilor existente pe piaţă, UNTRR a ales colaborarea cu FivePlus pentru furnizarea unor soluţii complete şi integrate, atât produse software şi hardware, cât şi servicii competente pentru consultanţă, implementare, instruire şi suport tehnic post implementare.

Strategia de implementare a fost propusă a fi pusă în practică etapizat, astfel:

1. Implementarea infrastructurii software şi hardware de mesagerie electronică, comunicare în timp real şi aplicaţii colaborative, pe platforma IBM Lotus Notes şi Lotus SameTime, SpamSentinel. Au fost propuse servicii complete de proiectare a sistemului, implementare, instruire utilizatori şi administrator, suport tehnic atât pentru punerea în funcţiune a sistemului cât şi pentru asimilarea acestuia.
2. Implementarea soluţiei de document management DocPlus Basic pe platforma IBM Lotus, cu urmatoarele componente:
   • gestiune a persoanelor de contact
   • circuitul documentelor interne pentru aprobare, vize
   • librării de documente pentru gestiunea informaţiilor tematice,
   • spaţii colaborative şi de discuţii
   • organizare a activităţii interne
3. Implementarea unor soluţii punctuale de document management pentru:
   • DocPlus Evidenţă Contracte pentru gestiunea contractelor cu toate caracteristicile acestora
   • DocPlus Resurse Umane pentru managementul dosarelor de personal
   • DocPlus Registratura pentru înregistrarea documentelor de intrare/ieşire şi urmărirea acestora
   • DocPlus Avizier pentru publicarea unor informaţii utile angajaţilor
4. Extinderea sistemului prin implementarea:
   • DocPlus CRM pentru colaborarea pe proiecte, identificarea oportunităţilor, gestiunea relaţiei cu partenerii
   • DocPlus Sarcini pentru a repartiza şi urmări eficient sarcinile transmise
   • DocPlus Decizii, un mod de difuzare a deciziilor în organizaţie
   • DocPlus Avizier extern, o soluţie modernă de publicare pe echipamente externe (plasma) către parteneri a unor informaţii utile

Soluţia adoptată susţine o mare parte a necesităţilor informatice ale companiei.

• implementarea unei infrastructuri flexibile pentru comunicare şi colaborare în organizaţie
• coordonarea proiectului la un nivel profesional, asigurând pe tot parcursul derulării proiectului un transfer de cunoştinţe către personalul propriu şi implicarea pentru adaptarea permanenta a sistemului la necesităţile curente ale UNTRR
• crearea unui mediu de lucru standardizat care să susţină accelerarea proceselor interne ale organizaţiei
• atingerea scopului de punere în funcţiune a sistemului şi implementarea aplicaţiilor care răspund cerinţelor formulate

S-a creat mediul necesar pentru a fi realizate aşteptările

• colaborare eficientă în interiorul organizaţiei
• disponibilitatea şi accesul rapid la informaţiile necesare
• creşterea productivităţii prin manipularea uşoară a documentelor
• reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor
• urmărirea şi controlul eficient al activităţilor desfăşurate
• obţinerea de rapoarte detaliate din aplicaţii: date clienţi, istoricul organizaţiei cu aceştia, evidenţa contractelor, stadiul oportunităţilor, sarcinile nerezolvate, acces la dosarul de personal, deciziile şi comunicările interne, informaţii utile etc.

Pe lângă aşteptările imediate care sunt evidente, o parte din aşteptări vin din exploatarea datelor introduse în sistem.

Soluţia este bazată pe infrastructura de licenţiere IBM Lotus Domino Express, astfel încât costurile legate de platforma software să fie cât mai mici. Aplicaţiile sunt configurabile şi personalizabile, existând suportul pentru adaptarea acestora la necesităţile curente ale organizaţiei.

Platforma software IBM Lotus beneficiază de un grad ridicat de securitate şi oferă o serie de funcţionalităţi avansate de comunicare şi colaborare, precum crearea unui mediu standardizat pentru înregistrarea şi urmărirea documentelor, căutarea informaţiilor după criterii complexe, lucru off-line, integrarea cu sistemul de comunicare în timp real etc.

DocPlus® Basic, soluţie dezvoltată de FivePlus, este un prim pas spre soluţiile de managementul documentelor, aducând un plus semnificativ zonei de comunicare internă, a structurării tematice a informaţiilor grupurilor de lucru sau a departamentelor, automatizarea proceselor interne de aprobare, informare etc.

Un pachet de aplicaţii pentru managementul de documente se regăsesc în solutia completă

DocPlus® Enterprise, aplicaţii punctuale care răspund cerinţelor de business, contribuind la creşterea productivităţii personalului, gestiunea structurată a informaţiilor specifice, acces rapid la valorile/cunoştinţele organizaţiei.

Arhitectura soluţiei este de tip client-server, server software IBM/Lotus Domino, peste care se implementează soluţia DocPlus. La acest server central se vor conecta utilizatorii declaraţi în sistem prin intermediul clientului IBM Lotus Notes, având acces la informaţiile gestionate în baza drepturilor furnizate. Comunicarea în timp real se realizeaza prin intermediul produsului IBM Lotus SameTime.

Protejarea infrastructurii de mesagerie este realizată cu un produs antispam / antivirus SpamSentinel.

Soluţia este scalabilă, asigurând continuu extinderea sistemului prin adăugarea de noi funcţionalităţi, aplicaţii, a numărului de utilizatori sau migrarea acestuia către echipamente mai mari, implicând un minimum de efort.

Bazată pe o structură modulară, soluţia DocPlus acoperă prin fiecare aplicaţie o serie de funcţionalităţi care conferă utilizatorilor un maximum de valoare prin informaţiile gestionate.

DocPlus® Basic

Reprezintă cadrul de bază al soluţiei informatice, facilitează integrarea aplicaţiilor şi reuneşte o serie de funcţionalităţi primare pentru organizare şi colaborare:

• Circuit documente (Workflow) – flux aprobare şi urmărire stadiu aprobare pentru documente interne
• Management contacte (Contact Management) – gestiune clienţi/parteneri, persoane de contact
• Activity Management – calendar activităţi angajaţi/departamente/organizaţie
• Organigrama (Organization Chart) – organigrama structurii organizaţionale/departamente/sucursale
• Librării documente – biblioteci electronice departamentale sau tematice cu documente/informaţii utile

DocPlus® Enterprise

Exemple de aplicaţii implementate peste DocPlus Basic:

• Evidenţă contracte (Contract Management) – evidenţă contracte şi previzionare facturări/încasări
• Resurse Umane (Human Resources) – evidenţa structurată date angajaţi în dosar personal
• CRM Proiecte şi Oportunităţi (CRM Projects & Oportunity) - gestiune proiecte şi oportunităţi
• Managementul Calităţii (Quality Management) – gestiune proceduri şi regulamente organizaţie
• Registratura Electonică (Registry Management) – registratura electronică, evidenţă documente intrare, ieşire, interne
• Sarcini (Task Management) – control sarcini repartizate
• Decizii (Decision Management) – gestiune şi transmitere decizii/comunicări interne