Referinţe IBM

Scopul acestui proiect a fost realizarea unei aplicaţii de management de documente care să reprezinte un mediu colaborativ de tip pilot, pentru echipa din cadrul Universitatăţii Transilvania Braşov, care se ocupă cu proiectarea şi execuţia construcţiei Institutului de Cercetare Dezvoltare Inovare Produse High Tech pentru Dezvoltare Durabilă - ProDD.

Aplicaţia este dezvoltată modular, unul dintre obiective fiind scalabilitatea (software şi hardware) pentru deservirea întregului Campus Universitar GENIUS care integrează Centrul de Cercetare, Şcoala Masterală şi Doctorală şi Centrul de rezidenţă şi facilităţi de recreere şi sportive, campus care va avea o capacitate de aproximativ 4000 de persoane, şi va fi compus din punct de vedere al construcţiilor din 4 complexuri de clădiri care se vor întinde pe o suprafaţă de 30 de hectare.

Scopul acestui proiect a fost realizarea unei aplicaţii de management de documente care să reprezinte un mediu colaborativ de tip pilot, pentru echipa din cadrul Universitatatii Transilvania Braşov, care se ocupă cu proiectarea şi execuţia construcţiei Institutului de Cercetare Dezvoltare Inovare Produse High Tech pentru Dezvoltare Durabila - ProDD.

Aplicaţia este dezvoltată modular, unul dintre obiective fiind scalabilitatea (software si hardware) pentru deservirea întregului Campus Universitar GENIUS care integreaza Centrul de Cercetare, Şcoala Masterală şi Doctorală şi Centrul de rezidenţă şi facilităţi de recreere şi sportive, campus care va avea o capacitate de aproximativ 4000 de persoane, şi va fi compus din punct de vedere al constructiilor din 4 complexuri de clădiri care se vor întinde pe o suprafaţă de 30 de hectare.

Cerinţele specifice au fost:

• mediu de lucru colaborativ, management de continut web, evidenţa prezenţei on-line a utilizatorilor şi mesagerie instant pentru utilizatori;
• standardizarea şi optimizarea circulaţiei documentelor şi informaţiilor în cadrul organizaţiei;
• depozit unificat de conţinut accesibil tuturor aplicaţiilor, staţiilor de lucru şi sistemelor existente la nivelul organizaţiei, în concordanţă cu drepturile de securitate alocate;
• funcţii de management al documentelor electronice (versiuni, check-in, check-out, etc.), flux de lucru colaborativ, managementul înregistrărilor;
• gestiune ierarhică a stocării, clasificare şi catalogare a conţinutului (determinare automată a categoriilor de catalogare a unui document în funcţie de conţinutul său, astfel încât să le integreze în taxonomia specifică organizaţiei).

Intregul ansamblu este compus din următoarele sisteme hardware şi software:

• Sistem hardware integrat pentru procesare, stocare şi arhivare date
• Sistem hardware integrat pentru conectare, acces local şi de la distanţă
• Sistem hardware integrat pentru procesare documente
• Sistem software integrat pentru comunicaţii
• Sistem software integrat pentru publicare de conţinut în mediu colaborativ
• Sistem software integrat pentru management de documente

Dezvoltarea a inclus analizarea cerinţelor, proiectarea, dezvoltarea şi implementarea unor aplicaţii pentru backend (funcţionalitate necesară) şi frontend (interfaţă grafică a sistemului de publicare a conţinutului în mediu colaborativ). Dezvoltarea a fost realizată pentru a permite administratorului sistemului şi parametrizarea ulterioară în conformitate cu diferite cerinţe care vor fi identificate în timpul folosirii.

Implementarea acestei platforme permite atât lucrul colaborativ la elaborarea documentaţiei de proiect, cât şi stocarea tuturor documentelor într-o arhivă unică, care permite accesul securizat şi regăsirea ulterioară a documentelor într-un mod cât mai facil.

În linii mari, aplicaţia permite încărcarea documentelor în arhivă, rutarea documentelor într-un flux de aprobare şi căutarea acestora după metadatele asociate.

Facilităţile în detaliu sunt:

• Crearea unui document nou, modificarea unui document;
• Versionarea documentului (crearea şi încărcarea unei noi versiuni, istoricul modificărilor, revizuiri, distribuire);
• Adăugarea, ştergerea, modificarea şi descărcarea unui ataşament;
• Adăugarea şi deschiderea unei legături;
• Fuxuri de documente (punerea pe flux a unui document, procesarea unui document în nodul utilizatorului ce l-a pus pe flux, procesarea unui document de pe flux de către un superior, Istoricul fluxului unui document);
• Avize/Ordine (crearea unui aviz/ordin, vizualizarea unui aviz/ordin, lista de avize/ordine primite, răspuns la aviz/ordin, document de răspuns);
• Căutare după diverse criterii;
• Schimb de mesaje prin email (adresa instituţională creată în cadrul platformei)
• Atenţionare automată, prin email, de primirea unor documente spre aprobare/avizare/răspuns.

• Ajută la creşterea productivităţii. Furnizează utilizatorilor informaţii actuale şi acces la aplicaţii, persoane şi alte tipuri de conţinut printr-o singură interfaţă;
• Simplificarea administrării IT. Soluţia oferă capabilităţi cheie într-un singur pachet. Costurile administrative legate de IT pot fi astfel reduse prin delegarea unor responsabilităţi către utilizatorii finali;
• Răspuns prompt. Utilizatorilor li se oferă o interfaţă consolidată, prin care au acces la aplicaţiile relevante pentru ei, organizată astfel încât să fie intuitivă, uşor de utilizat;
• Refolosirea investiţiilor existente. Soluţia permite accesul uşor şi integrarea cu sisteme externe (third-party), astfel încât sa se folosească la maximum infrastructura existentă.