Storie di successo

Editoriale San Paolo, che presenta una struttura vendita complessa e articolata, aveva bisogno di ottimizzare le operazioni integrando un efficiente sistema di supporto per la gestione del ciclo attivo. Ciò avrebbe permesso di realizzare le appropriate sinergie fra le diverse aree (commerciale, amministrazione vendite, finanza e amministrazione, logistica) affinché ciascuna potesse, secondo una logica di discriminazione degli accessi, monitorare gli ordini in ogni loro fase. Era necessario snellire la procedura di accettazione/conferma degli ordini e riorganizzare il processo di evasione superando difficoltà e rallentamenti di quello tradizionale. L’ufficio commerciale desiderava tenere sotto controllo gli ordini dei centri agenti dislocati sul territorio; da parte loro, gli agenti volevano poter visionare gli ordini dei clienti e verificarne la situazione contabile. L'ufficio amministrativo aveva bisogno di monitorare i pagamenti e il dipartimento legale di poter prendere provvedimenti nei confronti dei clienti insolventi.

Per rispondere nel modo più efficace alle esigenze di Editoriale San Paolo, IDM Consulting ha sviluppato una soluzione “Collaborative Network” basata su IBM Content Manager On Demand for iSeries e strettamente integrata al software gestionale ACG. L’implementazione di tale soluzione permette agli utenti di accedere alle informazioni di loro competenza in qualunque luogo e momento: i dati sono infatti gestiti con meccanismi di protezione da accessi non autorizzati; i permessi sono impostati in base al tipo di documento e definiti a livello di settore o di singolo utente. In questo modo, ciascuna area coinvolta può agevolmente e rapidamente ottenere le informazioni di cui ha bisogno: l’ufficio commerciale può monitorare gli ordini clienti dei differenti centri agenti; gli agenti a loro volta possono verificare i loro ordini e la loro situazione; l’amministrazione verificare l’avvenuto pagamento delle fatture e l’ufficio legale le insolvenze. La soluzione si integra perfettamente con il software gestionale esistente, che non ha dovuto essere sostituito. Un add-on permette l’archiviazione dei documenti doc/xls/pdf. Attualmente, i clienti utilizzano il sistema Windows per collegarsi al Server Content Manager; è però prevista una futura adozione del Client Web WEBi al fine di integrare l’intera rete commerciale, attualmente dislocata in cinque siti.

Dal giorno in cui Editoriale San Paolo si è rivolta a IDM Consulting a quello in cui la soluzione è divenuta operativa sono trascorsi cinque mesi. Al termine di questo periodo, la Società San Paolo ha potuto trarre notevoli benefici. Più specificamente, oggi può contare su:

• la capacità di archiviare oggetti spool di grandi dimensioni e indicizzazione in automatico;
• una discriminazione di accesso degli utenti che permette di visualizzare le situazioni personalizzate;
• l'utilizzo della logica di foldering automatico;
• la possibilità di integrare un add-on personalizzato che consente il caricamento e la gestione in ContentManager onDemand anche di file doc/xls/pdf;
• l'integrazione delle informazioni con il gestionale ACG;
• un accesso ai dati più semplice e veloce;
• una significativa facilità di gestione, che non richiede formazione sugli utenti finali.

Si stima che l’utilizzo della soluzione consenta, in termini di ricerca dei documenti sia contabili sia di business, un risparmio di tempo pari all’80% ed una precisione del 100%.

Una buona gestione del ciclo attivo, inoltre, ha effetti positivi non solo per la forza vendita ma anche per tutte le altre funzioni aziendali. Porta infatti vantaggi in termini di diminuzione dei costi, riduzione degli errori e miglioramento delle prestazioni.