Gestire in modo più efficace le operazioni di prelevamento dei materiali che alimentano le linee di montaggio, migliorare i processi e la propria organizzazione, introducendo nuove funzioni di sales force automation ed applicazioni e-business integrate con ERP, CRM ed ERM,

La struttura produttiva di Rossi Motoriduttori è composta da cinque stabilimenti, localizzati nell'area modenese e specializzati per il tipo di lavorazione che va dalla carcassa monoblocco in ghisa, agli ingranaggi, agli alberi ed al loro montaggio, diversificata per ogni componente con elevati livelli di automazione e sempre improntata ad un alto valore qualitativo.

La riorganizzazione della logistica con magazzini completamente automatizzati, il rafforzamento della copertura commerciale del mercato europeo e internazionale integrati e collegati in tempo reale all'azienda sono gli step progressivamente raggiunti per operare efficacemente con i clienti. Il sistema di automazione che collega operativamente il magazzino alle linee di montaggio permette una riduzione dei tempi di attraversamento con un significativo miglioramento dell'efficienza produttiva e del servizio: si attua concretamente la catena del valore dell'impresa.Ogni componente viene prodotto all'interno del gruppo con procedure certificate dal Sistema Qualità conforme alle ISO 9001 e, a partire dal 1994, riconosce garanzia 3 anni su tutti i prodotti.

Presso la sede principale è stato messo a punto un magazzino centralizzato e completamente automatizzato per gestire in modo più efficace le operazioni di prelevamento dei materiali che alimentano le linee di montaggio. Negli ultimi anni Rossi Motoriduttori ha effettuato sostanziali investimenti per il rinnovamento del proprio sistema informativo aziendale adottando l'ERP di J. D. Edwards, completando il nuovo sistema nell'ottica di una sempre maggiore apertura dell'azienda al mondo esterno (Sales Force Automation, Customer Relationship Management, Supply Chain Management, PDM, informatizzazione delle filiali).

Per aziende come Rossi Motoriduttori, che producono secondo la logica "assemble to order", la soluzione ERP adottata permette di soddisfare adeguatamente le specifiche esigenze dei clienti: qualità finale del prodotto e customer satisfaction sono i principi guida di una realtà imprenditoriale orientata all'eccellenza. Offrire all'utilizzatore le diverse configurazioni di prodotto richieste, migliorando costantemente la profittabilità, richiede uno strumento informatico gestionale semplice e flessibile come quello adottato dall'azienda di Modena. Grazie al modulo di Gestione della Configurazione di J.D. Edwards è possibile infatti fornire al cliente l'immediata verifica della disponibilità e della fattibilità del prodotto richiesto, suggerendo alternative e convertendo immediatamente il preventivo in ordine.

La generazione di un ordine di vendita crea automaticamente ordini di lavoro per i componenti eventualmente non disponibili. Il sistema assicura la possibilità di generare distinte base e cicli collegati agli ordini di produzione in funzione della configurazione scelta dal cliente. Anche il prezzo del prodotto è determinato automaticamente in funzione sia dei listini in vigore sia della tipologia di prodotto richiesta.

Un database centralizzato, condiviso da tutti i settori aziendali coinvolti nel processo di personalizzazione, consente di rendere più veloce il processo stesso e proseguire parallelamente con la progettazione. Allegare elettronicamente i dati connessi a una richiesta di modifica tecnica a oggetti, quali disegni CAD o file di testo, incrementa ulteriormente la velocità del processo e mantiene aggiornate le informazioni attraverso tutta l'azienda.

La realizzazione
Una volta avviato con successo il sistema ERP ed utilizzando quest'ultimo al massimo del sue potenzialità, Rossi Motoriduttori e Proxima si sono posti il problema di come migliorare ulteriormente le prestazioni ed i processi e di come accrescere il valore che Rossi Motoriduttori è in grado di fornire ai propri partners commerciali (clienti e forza di vendita in primo luogo). La soluzione è stata individuata in una serie di componenti applicative capaci di estendere le funzioni fornite dal sistema ERP, per l'automazione di alcuni processi esterni ed interni all'azienda.

In relazione ai processi esterni all'azienda la componente applicativa individuata è stata il sistema CRM per l'automazione della forza di vendita ed il suo potenziamento. In relazione ai processi interni si è deciso di attivare un sistema ERM – Employee Relationship Management, ossia funzioni di tipo B2E (Business-to-Employee) per la gestione informatizzata di quelle procedure interne di uso quotidiano e ad alto impegno di risorse per attività manuali di bassissimo valore (ad esempio il processo di consuntivazione, verifica e rimborso delle spese di trasferta).

L'automazione dei processi esterni
La strategia di fondo è in questo caso quella di porre in modo sempre più concreto il cliente al centro dell'azienda. Oggi la gestione dell'ordine è completamente automatizzata: il sistema rende congrua la verifica della sua fattibilità in tempo reale, garantisce una riduzione dei termini di consegna e l'affidabilità degli stessi. La piattaforma di Sales Force Automation mette in condizioni l'azienda e tutta la rete di vendita in qualsiasi parte del mondo di usufruire di dati continuamente aggiornati sia sulle necessità del cliente che sullo stato di avanzamento dei suoi ordini. La soluzione, interamente sviluppata da Proxima, è stata integrata all'interno del sito internet istituzionale di Rossi Motoriduttori e fornisce funzioni riservate alla forza di vendita, che permettono al contempo di:

- rendere maggiormente efficace l'azione di quest'ultima, rendendo disponibili on line funzioni a supporto delle attività commerciali (scheda cliente, appuntamenti, attività, storico ordini, stato ordini, ecc.);
- rendere disponibile all'azienda un data base commerciale e di marketing.

In tale modo Rossi viene a disporre, in modo strutturato e quindi analizzabile a fini statistici e decisionali, di un patrimonio informativo relativo al proprio mercato altrimenti di esclusiva proprietà della forza di vendita. Proxima ha seguito tutte le fasi della realizzazione (dalla consulenza iniziale alla progettazione tecnico-funzionale, dalla definizione della piattaforma tecnologica allo sviluppo della soluzione), con particolare attenzione alle problematiche di integrazione delle funzioni di sales force automation con il sistema ERP. In logica di "extended ERP" doveva infatti essere assicurata la possibilità per la forza di vendita di disporre su web dei dati gestionali aggiornati (prodotti, listini, clienti, ordini, disponibilità a magazzino). Al fine di conseguire il maggiore livello possibile di efficienza il suddetto allineamento di dati è eseguito in modo automatico.

L'automazione dei processi interni
L'attivazione delle funzioni B2E di Employee Relationship Management (ERM) è resa possibile grazie ad una soluzione sviluppata interamente da Proxima: il portale InContact. Tramite InContact i dipendenti ed i collaboratori esterni di Rossi Motoriduttori hanno la possibilità di accedere a funzioni semplici ed immediate per la gestione autonoma di parte dei propri dati personali e per l'espletamento delle incombenze amministrative relative alla registrazione, verifica e rimborso delle spese sostenute. InContact consente infatti di gestire in modo controllato tutte le problematiche del rimborso spesa (limiti di spesa, utilizzo di carte di credito aziendali, fondo di dotazione anticipato, rimborsi chilometrici, utilizzo di buoni pasto, ecc.), permettendo a Rossi Motoriduttori un notevole risparmio nelle attività amministrative di controllo, approvazione e pagamento ed eventuale rifatturazione delle spese stesse.

Tramite InContact è inoltre possibile per Rossi Motoriduttori semplificare tutto il processo di controllo ed approvazione delle dichiarazioni di spesa ed attività, automatizzandolo con efficienti meccanismi di notifica in grado di trasmettere le richieste di approvazione e le risposte di accettazione o rifiuto attraverso i più innovativi canali informativi: messaggi sms e messaggi e-mail. Con InContact tutte le registrazioni possono essere eseguite dal personale di Rossi Motoriduttori indifferentemente via browser (Ms Explorer, Netscape) o per mezzo dei dispositivi wireless di uso quotidiano (Palm PC, telefoni Wap, ecc.).

Proxima
Proxima è una società appartenente al gruppo GlobaI Value, che a sua volta è detenuto al 50% da IBM e FIAT. Proxima ha sede a Ravenna e filiali a Milano, Padova, Bologna e Roma. In Proxima operano circa 200 tra consulenti e tecnici informatici. Proxima è il più grande e qualificato competence centre J. D. Edwards in Europa e tra i maggiori al mondo. La sua attività principale consiste nell'erogare servizi, sia di tipo applicativo che tecnico, finalizzati all'attivazione dei sistemi J. D. Edwards nelle aree:

ERP – Enterprise Resources Planning;
CRM – Customer Relationship Management;
SCM – Supply Chain Management.


In relazione ai sistemi suddetti Proxima propone anche servizi di AMS – Application Maintenance Services, tramite i quali i clienti, pur continuando a mantenere in casa il sistema e la sua infrastruttura tecnologica, ne affidano a Proxima la manutenzione correttiva ed evolutiva. Recentemente, grazie all'esperienza ed alle competenze maturate con oltre cento progetti su aziende di primaria importanza, è stata attivata all'interno della società una Divisione Internazionale incaricata di gestire i nuovi progetti di implementazione che Proxima acquisisce al di fuori dei confini nazionali. In aggiunta alle competenze J. D. Edwards sopra elencate, Proxima si è specializzata nella progettazione e realizzazione di soluzioni nelle aree:

- e-business (portali internet, e-commerce, sales force automation, e-procurement, ecc.);
- integrazione con dispositivi "wireless" (applicazioni che permettono il collegamento con telefonia mobile, PC palmari ed altri dispositivi ad esempio per funzioni di work force automation, consuntivazione delle ore lavorate su commessa, richieste e consuntivazione di interventi manutentivi, ecc.);
- business intelligence (funzioni per l'elaborazione delle banche dati aziendali finalizzate alla produzione di reports direzionali, di indicatori di prestazione, ecc.).

Caratteristica distintiva dei progetti realizzati da Proxima nel suddetto ambito è la capacità di integrare le nuove funzioni estese con il sistema gestionale aziendale (ERP, CRM, SCM), in modo da ottenere una migliore efficienza nei processi e significative riduzioni dei tempi ad essi relativi (ad esempio per l'acquisizione e l'evasione degli ordini). Proxima costituisce per Rossi Motoriduttori un partner strategico che ha aiutato l'azienda, anche attraverso l'adozione dell'ERP della J. D. Edwards, a migliorare i propri processi e la propria organizzazione

Tramite le nuove funzioni di sales force automation Rossi Motoriduttori ha incrementato il proprio controllo sulle attività commerciali ed ha reso disponibile un data base strutturato a supporto delle proprie decisioni. L'integrazione inoltre delle applicazioni di e-business (CRM, ERM) con il sistema informativo gestionale dell'azienda (J. D. Edwards) ha permesso di eliminare la registrazione ridondante degli stessi dati (dalla carta alla memoria elettronica), riducendo l'onere amministrativo, eliminando gli errori, accorciando i tempi gestionali e rendendo le informazioni immediatamente disponibili al controllo ed all'utilizzo.

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