Gestione Documentale
Enterprise Content Management
La Gestione Documentale, nella sua eccezione di base, comprende tre aree principali:
- Ciclo Attivo : documenti generati all’interno dell’azienda
- Ciclo Passivo : documenti provenienti dall’ esterno dell’azienda
- Conservazione Sostituiva : archiviazione elettronica a norma di Legge
Le informazioni rappresentano il più importante asset aziendale che influisce sull’efficienza dell’azienda/ente sul breve termine e sul suo successo a lungo termine.
Le informazioni provengono sia da contenuti che sono generati all’interno dell’organizzazione, e al suo interno sono sparsi e delocalizzati, sia da contenuti provenienti dall’ esterno che vengono archiviati nei modi e luoghi più diversi.
Questa situazione ha un impatto fortemente negativo sulla:
- facilità di acquisizione delle informazioni necessarie
- qualità delle informazioni acquisite
- velocità ed efficienza del processo di ricerca delle informazioni
- sicurezza di tali informazioni
- conformità e rispetto delle norme di legge e dei processi interni
- costi operativi dell’azienda
Implementare un' efficace Gestione Documentale significa creare un vero valore di business attraverso tutta la filiera aziendale coinvolgendo:
- Fornitori
- Dipendenti
- Partner
- Clienti
BENEFICI
La Gestione Documentale integrata da un efficiente disegno dei processi aziendali consente di :
- aumentare la produttività degli utenti
- fornire una migliore servizio ai propri clienti
- prendere decisioni migliori in tempi più rapidi, utilizzando informazioni più sicure e affidabili, di qualità, integrate fra loro indipendentemente dalla loro origine e dalla loro natura fisica
- diminuire drasticamente i costi operativi di gestione e del personale
- eliminare le barriere spaziali creando un unico repositary e facendo diventare l’informazione un bene condiviso.
- trasformare un costo aziendale in un asset produttivo
- migliorare la sicurezza delle informazioni (profilatura ed accessi controllati)
IBM mette a disposizione dei propri clienti un vasto numero di soluzioni applicative basate su diverse piattaforme architetturali: Filenet, IBM Content Manager, IBM Websphere DB2 e Open Source.
Le soluzioni INTESA
L'Amministrazione fiscale con l'adozione di alcuni provvedimenti legislativi nei primi mesi del 2004, consente di conservare, con efficacia anche ai fini tributari, le scritture contabili e più in generale i documenti fiscali su supporti informatici con la possibilità di "distruggere" gli archivi cartacei o di creare e gestire direttamente su supporto informatico le scritture e i documenti contabili e fiscali. In questo quadro normativo si collocano i servizi proposti da INTESA, con lo scopo di offrire concrete soluzioni rivolte ai destinatari degli obblighi documentali.
- Trusted Doc (PDF, 453KB) è la soluzione che garantisce il valore legale dei documenti di interesse civilistico e tributario conservati digitalmente, consentendo l'eliminazione degli archivi cartacei.
- Easy Doc (PDF, 355KB) permette di gestire i documenti aziendali, condividendo le informazioni in esso contenute e supportando i relativi processi aziendali nei quali cooperano più elementi (utenti, funzioni, processi, applicazioni) dell'organizzazione aziendali.
- Trusted Invoice (PDF, 567KB) è la soluzione che INTESA propone per la gestione dei processi di fatturazione elettronica (ciclo attivo e ciclo passivo). Tale soluzione si integra con il servizio Trusted Doc per la Conservazione a Norma dei documenti informatici.