Asiakasreferenssi: Hartman Rauta

Lähtökohta
Hartman Rauta arvostaa IT-kehityksessään varmoja ratkaisuja ja pitkäjänteistä kumppanuutta IT-toimittajien kanssa. Yksinkertaisia ja käyttäjälle helppoja ratkaisuja se etsi myös asiakirjojen hallintaan.

Ratkaisu
Hartman valitsi asiakirjahallintaan Multi-Support Groupin kehittämät ratkaisut. Yhtiöllä on käytössään Multi-Supportin lähes koko tuotepaletti sähköistä arkistointia ja sähköisiä lomakkeita myöten.

Hyödyt
Multi-Supportin tuotteet täydentävät hyvin rautakaupan toiminnanohjauksen ja taloushallinnon järjestelmiä. Tuotteet on myös integroitu pääsovelluksiin niin sulautuneesti, etteivät yhtiön työntekijät edes tiedä käyttävänsä Multi-Supportin tuotteita. Ratkaisun toimivuudesta pitää huolta IBM Power Systems i -palvelin, joka on Hartmanin kokemusten mukaan erittäin luotettava ja varma.

”Kun valitsemme IT-ratkaisuja, yksinkertaisuus ja varmuus ovat meille tärkeimpiä asioita”, linjaa Hartman Raudan logistiikkajohtaja Jari Pienkuukka.

Hartman Rauta on suomalainen, itsenäinen rautakauppa, joka on palvellut rakentamisen ammattilaisia yli 145 vuotta. Yhtiön pääliiketoiminta-alueita ovat rakentaminen & sisustus ja teollisuus. Kotipaikka on Vaasassa, ja lisäksi yhtiöllä on kauppapaikka Kokkolassa, Pietarsaaressa, Seinäjoella ja Tampereella.

IT-ratkaisuilta Hartman hakee parasta toimivuutta ja varmuutta. ”Emme etsi seksikkyyttä emmekä viimeisimpiä hittituotteita. Yksinkertaisuus ja varmuus ovat tärkeintä”, sanoo Hartmanin logistiikkajohtaja Jari Pienkuukka.

IBM-ympäristö on Hartmanille tuttu jo vuosien takaa. Nykyisin yhtiön toiminnanohjaus ja taloushallinto toimivat IBM Power Systems i -palvelimessa. Sekä ohjelmistot että IBM-laitteiston on toimittanut Hartmanin pitkäaikainen IT-kumppani Solteq Oyj.

”i-palvelimessa hyvää on sen varmuus. Se on tehty nimenomaan työntekoa varten: siinä ei ole turhia hienouksia ja se tekee juuri sitä, mitä pyydetäänkin. Siinä on kaikki tarvittava keskitetysti yhdessä paketissa”, Pienkuukka kuvaa.

Käyttäjälle helppoja ratkaisuja
Hartmanilla on pitkä suhde myös asiakirjahallinnan ratkaisuja tarjoavan Multi-Support Groupin kanssa. Tällä hetkellä rautakaupalla on käytössään Multi-Supportin lähes koko tuotepaletti, joka sisältää muun muassa dokumenttien hallinnan, sähköisen arkistoinnin, sähköiset lomakkeet ja niiden jakelun sekä sähköpostien, tekstiviestien ja faksien lähetykseen ja vastaanottoon liittyvät toiminnot.

”Multi-Supportin tuotteilla olemme pystyneet tuomaan pääsovellukseemme tarvitsemiamme lisäominaisuuksia. Tärkeää on myös se, että Multi-Supportin ratkaisut on integroitu pääjärjestelmiimme. Pystymme hoitamaan samoilla työkaluilla monia eri asioita.”

”Itse asiassa Multi-Supportin ratkaisut ovat sulautuneet pääjärjestelmiimme niin hyvin, etteivät käyttäjät edes tiedä käyttävänsä nimenomaan Multi-Supportin tuotteita. Tämä helpottaa käyttäjän jokapäiväistä työtä huomattavasti”, Pienkuukka toteaa.

Säästää koko organisaation aikaa
Sähköinen arkistointi sujuu itseohjautuvasti ja automaattisesti. ”Arkistointiin käytetty työaika on vain se, mikä tarvitaan fyysisten asiakirjojen skannaamiseen. Ratkaisu ei vaadi huolenpitoa meiltä. Homma pelittää, mikä säästää luonnollisesti meidän IT:stä vastaavien aikaa mutta myös koko organisaation aikaa, kun asiakirjat löytyvät nopeasti ja helposti arkistosta.”

Dokumenttien pitkäaikainen tallennus tehdään IBM:n optisille levyille. ” Järjestelmä tietää, mistä se kulloinkin hakee vanhan tiedon – olipa tieto sitten palvelimen levyllä tai optisessa kirjastossa - mutta käyttäjä ei eroa huomaa”, kertoo Multi-Support Finland Oy:n toimitusjohtaja Jarmo Hakanen.

”Päivittäisvarmistuksesta asiakirjat poistuvat sen jälkeen, kun ne on siirretty optiseen kirjastoon. Näin ne eivät vie palvelimen levytilaa eivätkä pitkitä varmistusta”, hän lisää.

Hyödyt nopeasti esiin
Ostolaskujen sähköinen kierto ja hyväksyntä Hartmanilla on jo käytössä ja parhaillaan yhtiö on ottamassa käyttöön myös vaihto-omaisuuslaskuihin liittyvää sähköistä kiertoa. ”Multi-Supportin ratkaisu on ikään kuin tulkki tai tuomari, joka erottelee sisääntulevat laskut haluttuihin ryhmiin”, Jari Pienkuukka kertoo.

Samassa yhteydessä kartoitetaan, miten jo käytössä olevista asiakirjahallinnan ratkaisuista saataisiin vielä enemmän tehoa irti.

”Dokumenttien hallintaa tehostavat ratkaisut ovat yksikköhinnaltaan edullisia ja niiden takaisinmaksuaika on lyhyt. Asiakas saa projekteista hyödyn nopeasti”, Jarmo Hakanen korostaa.

Jari Pienkuukka puolestaan huomauttaa, että silloin kun IT:ssä on meneillään kova uudisrakentamisen aika, esimerkiksi järjestelmävaihdos, pienet kehitysprojektit tahtovat jäädä jalkoihin. ”Pieniin, mutta työtä usein suuresti helpottaviin hankkeisiin on hyvä tarttua silloin, kun IT-kehityksessä on muutoin rauhallisempi vaihe.”

IT-kumppaneissaan Hartman arvostaa kestävää ja pitkäaikaista yhteistyötä. ”Meille on valikoitunut kumppanikenttä, jossa yhteistyö ruokkii itse itseään. Sovelluskumppanimme ovat oppineet tuntemaan meidät niin hyvin, että he pystyvät esittämään meille uusia kehitysajatuksia oma-aloitteisesti. Myös IBM pitää meidät hyvin informoituina laitemaailman uusista tuulista.”

Sanottua
”Homma pelittää. Multi-Supportin ratkaisut säästävät koko organisaation aikaa.” Jari Pienkuukka, logistiikkajohtaja, Hartman Rauta

”IBM Power Systems i -palvelimessa on kaikki tarvittava keskitetysti yhdessä paketissa.” Jari Pienkuukka, logistiikkajohtaja, Hartman Rauta